Access Suchmaske

Ja, mal sehen, ob ich dich richtig verstanden habe.

Zunächst hast du eine Personentabelle:

TPersonen
-PNr | Primärschlüssel - Autowert
-Name
-Vorname
-Alter und was sonst noch so wichtig ist​

Dann hast du eine Buchtabelle:

TBücher
-BNr | und/oder
-ISBN | Mindestens eine der beiden, die ist Primärschlüssel
-Titel
-Autor
-Verlag | Müsste eigentlich VNr sein und zur Tabelle TVerlag verknüpft sein
-Alter und was sonst noch so wichtig ist​

Und eine Verleihtabelle:

TVerleih
-VNr | Primärschlüssel
-BNr
-PNr
-Verliehen | Datum/Uhrzeit
-Erhalten | Datum/Uhrzeit
-was sonst noch so wichtig ist​

und nun kommt

Erstelle zunächst mal Beziehungen zwischen den Tabellen (Menü Extras, auch in der Symbolleiste). Wähle für alle drei Tabellen "Hinzufügen", schließe das Dialogfenster, arrangiere mit der Maus die Tabellen bequem. Dann ziehst du die Maus von PNr aus TPersonen nach PNr in TVerleih. Es öffnet sich ein Dialogfenster "Beziehung bearbeiten". Hier kannst du zwar Einstellungen vornehmen ("Verknüpfungstyp...", "referentielle Integrität"), du kannst das aber auch später noch machen (wenn du es brauchst, dann weißt du auch, was gemeint ist). Klick auf "Erstellen".

Das gleiche machst du noch für BNr - ISBN. Dann schließt du das "Beziehungen"-Fenster, Layout speichern: Ja.

Ein beliebter Anfänger-Fehler besteht darin, dass man Masken (Formulare) auf Tabellen basiert.
Das bindende Glied dazwischen ist (fast immer) eine Auswahlabfrage. Zunächst erstellst du diese.

[Ich muss an dieser Stelle erst mal unterbrechen, morgen mehr.]

 

[Fortsetzung]
Guten Morgen
Abfrage - Neu - Entwurfsansicht
Wähle für alle drei Tabellen "Hinzufügen", schließe das Dialogfenster, arrangiere mit der Maus die Tabellen bequem. Hier könntest du das Erstellen von Beziehungen nachholen, müsste aber bei jeder Abfrage gemacht werden. Mit Rechtsklick auf die Beziehungslinien kannst du Änderungen vornehmen. Wie die Änderungen sich auswirken, kannst du später in der Datenblattansicht oder in der SQL-Ansicht (hier findest du "join" wieder) beobachten. Stelle bei beiden Beziehungen ein: Beinhaltet alle Datensätze aus TVerleih und nur ...".
Mit Doppelklick stellst du nun die gewünschten Felder in die Abfrage.
Die Reihenfolge spielt keine Rolle, ist Geschmackssache. Mit der Maus kannst du die Spalten im unteren Teil am Kopf markieren und nach links oder rechts ziehen, um die Reihenfolge zu ändern.

Wichtig ist die Frage: PNr aus TPersonen oder TVerleih? Wenn die Maske dazu dienen soll, den Verleih eines Buchs zu erfassen, muss in TVerleih die PNr eingetragen werden, analoges gilt für BNr. Also müssen die Felder aus TVerleih enthalten sein.
Benutze die Zeile "Sortierung", sie gilt auch später für das Formular.
Speichere die Abfrage als AVerleih.

[Einfügung] - Nur zum besseren Verständnis:
Erstelle eine neue Abfrage, diesmal gehst du im Dialog "Tabelle anzeigen" auf das Register "Abfragen" und doppelklickst auf AVerleih. Schließ den Dialog und klick doppelt auf den * über den Feldbezeichnungen. Dann noch auf "Verliehen" und "Erhalten". Im unteren Teil nimmst du bei den letzten beiden Spalten den Haken in der Zeile "Anzeigen" raus. Mit "Kriterien" kannst du bestimmte Datensätze filtern, z.B. mit "nicht null" in der Spalte "Verliehen" und "null" in der Spalte "Erhalten" die aktuell verliehenen Bücher. Wenn du was nicht verstanden hast, probier einfach etwas rum. Speichere die Abfrage als AVerliehen.[/Einfügung]

Nun zum Formular:
Verwende den Assistenten, als Datenquelle AVerleih, speichere als FVerleih oder einen anderen Namen. Geh in den Entwurfsmodus. Bei mir spinnt der Assistent, als Datenquelle des Formulars muss man im Eigenschaftsfenster nochmal AVerleih wählen.

Lass dir die Toolbox anzeigen und sorge dafür, dass der Steuerelement-Assistent aktiv ist. (Oben rechts in der Toolbox)
Jetzt kommt es darauf an, was du willst.

Willst du wissen, wann von wem oder wie oft ein Buch ausgeliehen wurde (analog : Wer hat welches Buch ausgeliehen), musst du Datensätze filtern:
Im Formularkopf erstellst du ein Kombinationsfeld.
Im ersten Schritt des Kombinationsfeld-Assistenten wählst du "Einen Datensatz ... suchen".
Im zweiten Schritt wählst du zunächst BNr (analog PNr) und dann Titel oder was du sonst suchst.
Im dritten Schritt ziehst du die Spalte BNr auf 0 cm Breite und
im vierten Schritt klickst du einfach auf "Fertigstellen". Das war's.

Willst du das Formular nutzen, um neue Ausleihen zu registrieren, gehst du so vor:
Es muss ein Textfeld BNr und ein Textfeld PNr existieren.
Mach im Detailbereich Platz für zwei Listenfelder und ziehe die Listenfelder nacheinander auf.
Diesmal wählst du im ersten Schritt die erste Option "... einer Tabelle ... entnehmen".
Im zweiten Schritt wählst du TBücher/TVerleih (auch hier müsste/könnte man eine Abfrage zwischenschalten),
im dritten Schritt gehst du genauso wie oben beschrieben vor.
Im vierten Schritt ist die Schlüsselspalte schon ausgeblendet. Jetzt kommt das wichtigste:
Im fünften Schritt wählst du "Wert speichern in Feld: BNr/PNr" und im letzten Schritt vergibst du sinnvolle Namen.
Das war's.

 

Hallo Experimenteur,
fangen wir erst mal mit 1. an.

Bevor du die Aufgabe angehst, solltest du dir überlegen, was du über die Bücher alles speichern willst. Du wirst wohl jedes Buch in die Hand nehmen müssen und wenn dir nachträglich noch was einfällt, erfordert das noch mal den gleichen Aufwand.
Beispielsweise ist es denkbar, zu jedem Buch das Erscheinungsjahr, das Titelbild, die Kategorie (Krimi, Sachbuch, ...), eine Ziel/Altersgruppe, eine Inhaltsangabe/Stichwortliste und sicher den Aufbewahrungsort zu vermerken.
Die eine Art von Merkmalen wird einfach in der Tabelle TBücher ergänzt. Du öffnest die Tabelle im Entwurfsmodus und ergänzt neue Felder. Für Bilder kannst du den Datentyp OLE-Objekt verwenden, für eine Inhaltsangabe Memo (Text ist auf 255 Zeichen beschränkt).
Für Kategorien gehst du ähnlich vor, wie es schon für Verlage angedeutet wurde, du erstellt eine neue Tabelle und verknüpfst die Tabellen durch eine Abfrage.
Mach mal selbst ein Konzept, versuch dich am Tabellenentwurf und schreib mir dann, wie es gelaufen ist.

 

Hallo Experimenteur,
entschuldige, dass ich mich so lange nicht gemeldet habe, aber es gibt eben manchmal hektische Wochen.

Ich weiß nicht, wie du die Suchfunktion gelöst hast. Einfach ist das nicht. Eine intelligente Suche ist nämlich meines Wissens noch nicht in Access implementiert. Kein Problem ist die Suche nach eindeutigen Merkmalen wie ISBN-Nr., Verlag, Autor, Titel. Aber wenn man z.B. alle Bücher mit einem inhaltlichen Merkmal, z.B. ein Access-Buch sucht, dann braucht man zweckmäßigerweise die Suche nach Schlüsselworten. Da es zu jedem Buch mehrere Schlüsselworte gibt, kommt man nicht ohne VBA aus. Da du das Problem scheinbar gelöst hast, will ich jetzt nicht auf den VBA-Code eingehen. Ich habe das Problem auch noch nicht gehabt, also ich habe den Code auch nicht parat. Jedenfalls würde ich ein Feld "Marke" vom Typ Ja/Nein für jedes Buch anlegen. Ein solches Feld ist für verschiedene Zwecke nutzbar. Der Code würde für alle Bücher mit einem gesuchten Merkmal die Marke auf Ja, für alle anderen auf Nein setzen. (Für eine ganze Bücherei sicher zeitaufwendig)
Dann brauchst du nur noch die normale Filterfunktion von Access auf Marke = Ja anwenden.

Einfacher sieht die Sache aus, wenn du ein bestimmtes Merkmal genau kennst.

Alle Bücher eines Verlags, eines Erscheinungsjahrs oder alle Exemplare eines Buches - wie es bei dir scheinbar ist - in all diesen Fällen empfiehlt sich das Werkzeug "Unterformular".

Dass es in einer Bücherei mehrere Exemplare eines Buchs gibt, hab ich in #3 - #4 nicht bedacht. In dem Fall muss die DB-Struktur anders aussehen.
Statt TBücher muss es zwei Tabellen

TBücher
-ISBN | ist Primärschlüssel
-Titel
-Autor
-Verlag | Müsste eigentlich VNr sein und zur Tabelle TVerlag verknüpft sein
-Alter und was sonst noch so wichtig ist
​

und

TExemplare
BNr | Primärschlüssel
ISBN | Beziehung zu TBücher
Zustand
Marke | wie eben beschrieben
Bem | Bemerkung ist in jeder Tabelle sinnvoll für alles, was vorher nicht bedacht wurde​

geben.

Die beiden müssten dann in einer Abfrage AExemplare verbunden werden, die in AVerleih statt Tbücher verwendet wird.

Zurück zum Thema "Unterformular".
Man erstellt zuerst das Unterformular "UFBücher". Dieses basiert bei dir auf AVerleih, es kann also alle Exemplare auflisten. Für Unterformulare ist als Standardansicht "Datenblatt", seltener "Endlosformular" sinnvoll.
Natürlich muss das Unterformular (und die zugrundeliegende Abfrage) die Felder BNr (jedenfalls ein eindeutiges Unterscheidungsmekmal), ISBN (erklär ich gleich) Verliehen und Erhalten (aus TVerleih) enthalten.
Wenn du sortieren möchtest, also die gerade ausgeliehenen zuerst anzeigen möchtest, sortierst du "Erhalten" aufsteigend, in den ausgeliehenen ist Erhalten = NULL.
Du kannst aber auch eine Spalte Status anlegen. Du legst einfach in TExemplare ein entsprechendes Ja/Nein-Feld an und fügst es ins Unterformular als Checkbox ein. In der Feldbeschreibung erklärst du die Bedeutung von Ja bzw. Nein. Dies wird auch im Formular in der Statuszeile angezeigt.

Dann wird das Hauptformular "FBuchverleih" erstellt. Dieses basiert auf TBücher und enthält zur Suche und Erkennung nötige Felder und auf jeden Fall ISBN.
Dann bindest du das Unterformular ein. Nachdem du das Tool gewählt hast, ziehst du ein Rechteck auf, etwa so breit wie das Unterformular und so hoch wie möglich oder erforderlich. Der Assistent schlägt sicher ISBN als Verknüpfung zwischen den Formularen vor und das nimmst du.

Löschen kannst du Datensätze wie in jedem Formular, indem du links den Datensatzmarkierer anklickst und <Entf> drückst. Dazu darf in den Formulareigenschaften das Löschen nicht verboten sein und das Formular muss auf einer aktualisierbaren Abfrage beruhen. Letzteres merkt man am einfachsten daran, dass in der Datensatznavigation am unteren Rand des Formulars die Schaltfläche "Neuer Datensatz" nicht ausgegraut ist.

Noch mal zurück zum Unterformular.
Wenn dieses sowohl die Checkbox "Status" als auch Verleih/Erhalten-Datum anzeigt, wäre es etwas mühsam, immer alles auszufüllen. Man könnte Schaltflächen anlegen, die beides gleichzeitig erledigen. Wenn man sich in VBA nicht auskennt, erstellt man ein Makro. Der Makroeditor lässt sich in Access ohne Programierkenntnisse bedienen. Klar, am Anfang ist es etwas mühsam. Das Schöne: Hinterher kann man das Makro in VBA übersetzen lassen (Menü Extras) und lernt so VBA kennen.

Edit: Wenn du die Anzahl aller und aller ausgeliehenen Exemplare eines Buchs anzeigen lassen möchtest, erstellst du noch ein (Mini)-Unterformular. Dieses basiert auf einer Kreuztabellenabfrage.

 

Hallo Experimenteur,

Kann man. Es kommt darauf an, was man damit will. Willst du nur wissen, ob das Buch ausgeliehen ist, reicht das vollkommen. Willst du aber später herausfinden, wann, wie oft, von wem ein Exemplar verliehen war, reicht das nicht.
Es hat also etwas damit zu tun, dass die DB für zukünftige Anforderungen gerüstet ist. Du kannst sicher sein, dass mit der Zeit die Anforderungen an eine DB wachsen. Es erfordert aber leider Erfahrung, das im Voraus zu planen.

Normalerweise verwendet man für Ja/Nein-Felder das Kontrollkästchen. Da ist auch kein Problem dabei: Kontrollkästchen erstellen und als Datenherkunft das Feld wählen. Der Haken kann dann per Mausklick gesetzt/gelöscht werden. Auch im Filter lässt sich der Haken setzen. Du musst nur beachten, dass im Filter drei Zustände für das Kontrollkästchen möglich sind: Ja, Nein oder nicht gefiltert.

 

Hallo Experimenteur,

Hier stecken zwei Fehler drin.
1.
Du erstellst einen "Join": ISBN aus TVerleih mit ISBN aus TBücherliste. Warum nennst du auch Autor und Titel? ISBN ist ein eindeutiges Merkmal, wenn das gleich ist, muss der Rest, auch Verlag usw. gleich sein.
2.

Demzufolge hättest du gestern in #13 BNr statt ISBN schreiben müssen.

Nun zu deiner Frage:

Nein, du sollst aus einer Liste das Buch auswählen:

Der Rest des Zitates speziell für BNr unter Berücksichtigung der später eingeführten "Exemplare":
Es muss ein Textfeld BNr existieren.
Mach im Detailbereich Platz für ein Listenfeld und ziehe dieses auf.
Du wählst im ersten Schritt die erste Option "... einer Tabelle ... entnehmen".
Im zweiten Schritt wählst du AExemplare,
im dritten Schritt wählst du BNr, ISBN, Titel und was du sonst noch brauchst.
Im vierten Schritt ist die Schlüsselspalte schon ausgeblendet. Mit der ISBN hätte man das so lassen können, aber die Exemplare eines Buches unterscheiden sich nur durch die BNr, also musst du den Haken rausnehmen. Jetzt kommt das wichtigste:
Im fünften Schritt wählst du "Wert speichern in Feld: BNr/PNr" und im letzten Schritt vergibst du sinnvolle Namen.

Wenn du so machst, wie ich beschrieben habe, müsste es klappen.