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Access - verschiedene Formulare mit Adressen generieren?

Discussion in 'Office-Programme' started by Samira22, Jan 18, 2008.

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  1. Samira22

    Samira22 Byte

    Ich kenne leider Access nicht.

    Wir haben in der Firma verschiedene Dokumente, die Adress-Daten unserer Mitarbeiter in verschiedenen Formen enthalten. Wenn nun eine Mutation gemacht werden muss, muss man sich immer gut überlegen, wo diese überall zu erfolgen hat und muss aufpassen, dass man dabei nichts vergisst.

    Meine Arbeitskollegin hat nun vorgeschlagen, die Adress-Daten in einer Access-Datenbank anzulegen. Sie sagt, dass man die Daten dann von da aus für die verschiedenen Dokumente verwenden kann und eine Mutation nur einmal in der Datenbank zu erfolgen hat.

    Ich finde die Idee gut. Aber ich frage mich, ob die Dokumente im Aussehen (also Format) analog zu denjenigen, die ich jetzt habe, erstellt werden können oder ob diese Dokumente dann zwangsläufig anders aussehen werden. Können die Dokumente weiterhin in Word existieren oder ist das dann alles Access? Ich habe leider keine Ahnung.

    Mir gefallen nämlich die existierenden Dokumente.
     
    Samira22, Jan 18, 2008
    #1
  2. Hascheff

    Hascheff Moderator

    Welche Office-Version hast du?
    Wenn du zum Beispiel in Office 2003 einen Serienbrief erstellst und im Assistenten "Datenquelle neu erstellen" wählst, erhältst du den Entwurf einer Adress-Datei in Access. Für Access-Neulinge wäre das ein bequemer Einstieg. Man muss nicht viel von Datenbanken wissen, um die Adress-Datei zu verwenden. Für den Import bestehender Datenbestände muss man die Datenbank dann besser ohne Word öffnen.
    Die Zusammenarbeit mit Word ist jedenfalls kein Problem.
     
    Hascheff, Jan 19, 2008
    #2
  3. Samira22

    Samira22 Byte

    Danke. Und dann kann ich in Word das Dokument so formatieren, wie ich das will und wie in einem Serienbrief die Datensätze einfügen? Ist das vergleichbar?
     
    Samira22, Jan 19, 2008
    #3
  4. Hascheff

    Hascheff Moderator

    Das ist ein Serienbrief.
    Du darfst den Begriff Serienbrief nicht zu wörtlich nehmen. Das können auch Urkunden, Bescheinigungen, Etiketten u.v.a. sein. Was in Word als Srienbrief nicht klappt, das macht man in Access als Bericht. Listen mit Zusammenfassungen, sortiert nach verschiedenen Aspekten u.v.a.

    In Access-Berichte lassen sich auch Word-Objekte einfügen.
     
    Hascheff, Jan 19, 2008
    #4
  5. Samira22

    Samira22 Byte

    Da kann ich leider nicht folgen... :(

    Kann ich nun von Access Daten ins Word rübernehmen oder wie geht das? Ich möchte ja die Formatierungen der Dokumente in Word beibehalten. Geht das?
     
    Samira22, Jan 19, 2008
    #5
  6. Hascheff

    Hascheff Moderator

    Wo kannst du nicht folgen? Ich hab doch gar nichts erklärt!

    Du hast ja schon mehrmals im Forum gepostet und konntest eigentlich immer folgen. Dass du diesmal ein Problem hast, liegt daran, dass du nur ganz allgemein gefragt hast. Da bekommst du auch nur eine allgemeine Antwort.
    Sag ich doch!
    Was heißt hier "wie"? Das ist ein Serienbrief.
    Kennst du dich mit Serienbrief aus?


    Versuch mal konkret zu fragen. Frag zum Beispiel
    Dann frag ich zurück
     
    Hascheff, Jan 20, 2008
    #6
  7. Samira22

    Samira22 Byte

    Ja, Du hast ja recht. Wir haben Office 2003. Leider kann ich nicht konkret fragen, weil meine Arbeitskollegin die Datenbank erstellt. Ich wollte halt nur mal wissen, ob es dann möglich sein wird, die bestehenden Dokumente (Adresslisten) beizubehalten und einfach mit den Access-Daten zu "füllen".

    Geh ich da ins Word, übernehme das Format der bestehenden Liste und setze die Access-Daten da rein?

    Bleibt dann die Verlinkung des Word-Dokuments mit der Access-Datenbank immer so bestehen?

    Ich kenn mich mit Serienbriefen ein bisschen aus, nicht sehr gut. Da bleibt bei mir jeweils die Verlinkung nicht bestehen. Bei den Serienbriefen meiner Vorgängerin jedoch schon. Denn wenn ich einen von ihr öffne, dann fragt mich Word bereits, ob die verlinkte Datenquelle verwendet werden soll. Was mach ich da falsch?
     
    Samira22, Jan 20, 2008
    #7
  8. Hascheff

    Hascheff Moderator

    Leider habe ich Office 2003 nur auf Arbeit, ich kann dir also keine Schritt-für Schritt-Anleitungen geben.
    Das ist doch gut, dann hast du schon mal die Arbeit nicht. Wenn du wegen Serienbrief oder Adressliste auf die Datenbank zugreifen willst, fragst du am besten deine Kollegin, wie die Tabelle oder Abfrage heißt, die die von dir benötigten Datenfelder enthält.
    Brauchst du die zum Ausdrucken oder als Datenquelle? Als Datenquelle hast du dann Access. Zum Ausdrucken kannst du zwar Daten aus Access verwenden, auf Dauer ist es aber sinnvoller, in Access neue Tabellen anzulegen. Das ist dann aber nicht dein Job. Die Access-Listen haben den Vorteil, dass sie übersichtlicher gegliedert werden können.
    Das klären wir später, wenn es soweit ist.
    Da machst du was falsch. Sag mal Schritt für Schritt, wie du vorgehst.
     
    Hascheff, Jan 20, 2008
    #8
  9. Samira22

    Samira22 Byte

    Oh, das weiss ich jetzt nicht auswendig, wie ich da vorgehe bei den Serienbriefen. Ich verwende den Assistenten. Vielleicht müsste ich zuletzt noch was aktivieren oder so?
     
    Samira22, Jan 20, 2008
    #9
  10. Hascheff

    Hascheff Moderator

    Nix aktivieren - irgendwann fragt dich der Assistent nach der Datenquelle, die gibst du an. Wenn du dann beim Schließen die Aufforderung zum Speichern nicht ignorierst, muss er beim nächsten Öffnen ungefragt die Verbindung herstellen.
    Wenn beim Öffnen die Verbindung nicht hergestellt werden kann - weil das Netzwerk nicht erreichbar ist oder die Datei verschoben wurde - dann fragt Word.
     
    Hascheff, Jan 20, 2008
    #10
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