E-Mail-Benachrichtigung bei Dateinutzung durch Dritte

Ich arbeite mit 2 anderen Personen, die woanders Arbeiten, häufig an einer gemeinsamen Excel-Tabelle.
Damit nicht zwei Personen die gleichen Arbeiten an der Tabelle vornehmen würde ich gerne per E-Mail benachrichtigt werden, wenn andere Personen meine Excel-Tabelle öffnen und bearbeiten - am besten natürlich, wenn dabei Zeit und Nutzer der Dateinutzung gleich per Mail mitgeteilt werden ?
Geht das ? Wenn ja, wie ?
Vielen Dank für eine Antwort !

 

Um welche Office-Version handelt es sich?

Wo ist der Speicherort der Datei, auf die alle Beteiligten zugreifen können?

 

Es handelt sich um Office 2000.
Die Datei wird nirgends zentral gespeichert, sondern jeweils per Mail hin und her geschickt.
Dabei hätte ich gerne eine Info, wenn der Empfänger die angehängte Excel-Datei öffnet - nicht, wenn er die Mail erhält.

Kann man evtl. ein Makro programmieren, das mich informiert, sobald jemand die Datei öffnet (natürlich vorausgesetzt, der Rechner ist online) ?

 

Das ist sehr ungünstig. Denn wenn die Datei auf einem Netzlaufwerk liegen würde und ein Benutzer öffnet sie, bleibt sie im Original für alle anderen gesperrt.
Die anderen bekämen dann nur die Option, die Datei nur mit Lesezugriff zu öffnen oder eine Kopie der Datei zu ziehen. So sieht man immer, ob es Sinn hat, selbst Daten einzupflegen.

Kann man evtl. ein Makro programmieren, das mich informiert, sobald jemand die Datei öffnet (natürlich vorausgesetzt, der Rechner ist online) ?[/QUOTE]
Siehe oben. Ich kann mir aber kaum vorstellen, dass es so gehen kann wie Du es möchtest, denn die Anlage wird ja als lokale Datei gespeichert. Und woher sollte ein E-Mail-Programm (Outlook?) die Information bekommen, dass diese Datei in Bearbeitung ist?

So eine Option habe ich noch nirgends gesehen. In größeren Firmen wird oft ein Exchange-Server eingesetzt, um sowas zu erledigen.

 

Theoretisch liesse sich das schon machen, aber wohl etwas umständlicher als mit Exchange.

1. Die Datei enthält ein AutoOpen-Makro, das aktiv wird, wenn die Datei geöffnet wird.
2. Das Makro muss prüfen, ob sie auf dem PC zum ersten Mal geöffnet wird (sonst sendet es jedes Mal)
3. Es sendet über den lokalen MailClient eine Mail an xx@yyy.zz mit einigen Angaben.

Das hat aber einige Haken:

1. Heimlich kann so etwas nicht passieren!
Der Besitzer des PC ist auch Herr über seine Sicherheitseinstellungen und sein Mailprogramm.

2. Je nach verwendetem Mailprogramm gelten andere Makroanweisungen.

3. Je nach Programm sind auch die minimal einstellbaren Sicherheitsprüfungen mehr oder weniger hoch.
Mit Outlook ohne Exchange Server muss der lokale Benutzer den Versand zwingend abclicken.
Daran gibt es nichts zu drehen. MS kennt das Metier, weder mit Sendkeys oder anderen Tricks geht das.

Das ist auch vernünftig. Eine heimlich abgehende Mail kann ja auch ganze Arbeitsmappen mit sich nehmen... die man gerne unter Verschluss gehalten hätte...

4. Auf den anderen Computern müssen auch dann noch die Einstellungen so verändert werden, dass überhaupt etwas läuft.
Freiwillig wird niemand seine Sicherheit ruinieren, nur damit alle paar Wochen eine Mail an Dich gehen kann.

Also langer Rede kurzer Sinn > Praktisch unbrauchbar!

Rede mit den Leuten, oder setze eine Meldung in die Datei > Sie sollen Dir selbst mailen.

Gruss Urs


PS: Zur Erleichterung des Lebens kannst Du dort wo die Tabelle öffnet in eine Zelle schreiben >>>
mailto:deine@adresse.de;der@dritte.de

Ein Click darauf öffnet dann schon einmal den Mail-Editor mit den beiden Adressen als Empfänger eingetragen.

Das ganze dreimal, für jeden Benutzer einmal - die anderen Beiden wollen doch auch wissen, wenn Du was tust...