Meisterschirm Pen und Paper Rollenspiel

Hallo zusammen,
ich habe folgendes Problem:
Ich meistere ein Pen und Paper Rollenspiel und mitlerweile sind die Regelwerke sehr umfangreich. Deshalb wollte ich mir ein Meisterschirm einrichten, zb als Exceltabelle mit Wichtigen inhalten mit Links zu meinen Regelwerken die als PDF files vorliegen, damit ich dann zur not die ausführlichen Regeln schnell finde oder auch einfach nur wichtige Daten nachschauen kann. nun ist es aber so das ich die daten oft mitnehmen muss und wenn ich die Daten verschiebe dann stimmen die Links nicht mehr und ich will nicht ständig hunderte links anpassen.
Meine Frage ist nu gibt es ne möglichkeit mit ner art Datenbank oder so??? allerdings ist auch die Größe von über 4GB pdf files zu beachten.
Ich weiß nicht genau wie ich das Projekt angehen soll.
Hab zur Zeit keine ahnung von Datenbanken, bin aber auf jeden fall bereit mich einzuarbeiten, wenn ihr mir ne möglichst einfache, aber für meine zwecke ausreichende (wenns dann nicht so einfach ist muss ich das halt in kauf nehmen) Möglichkeit erklärt.
Hoffe das mir jemand von euch helfen kann.
Wenn ihr noch sachen wissen müsst um mir mit meinem Problem weiterzuhelfen, schreibt einfach, ich werde möglichst zügig antworten.
danke schon mal im Vorraus.
mfg
Razors Kiss