PP-Präsentationen verwalten

Wir haben hier in der Firma ein Spezialproblem - wir erstellen eine Vielzahl von Powerpoint-Präsentationen, deren Basis wiederum eine gigantische Zentralpräsentation ist, aus der man sich für die einzelnen Bedürfnisse die jeweils zugeschnittene Präsentation entnimmt. Soweit, so einfach.

Bei vielen unserer Sheets liegen Daten dahinter (in Excel-Tabellen z.B.). Teils gibt es nur Textfolien. Das Ganze ist ein heterogener Moloch. Um den ordentlich verwalten zu können, müssen wir jeweils eine Reihe von Bemerkungen zu den Folien dazu schreiben (z.B. welcher Mitarbeiter die Datenzulieferung übernahm, wann die letzte Aktualisierung speziell dieser Folie erfolgte etc.etc.).

Was wir benötigen, ist ein Management dieser (inzwischen 500 Folien großen) Gesamtpräsentation und damit meine ich vor allem die dazu gehörenden Bemerkungen. Anwendungsbeispiele:

- sortiere mir alle Folien, die vor einem Monat aktualisiert wurden
- sortiere mir alle Folien mit dem Stichwort "Technologiepark" (aus der Notizenseite)

Bislang wurden wir leider noch nicht fündig, auch die Microsoft Hotline hatte keine brauchbare Idee.

Vorschläge?

 

Auch wenn es auf den ersten Blick etwas seltsam klingen mag:
Das Tool WhereIsIt ist für die Datenverwaltung ziemlich gut geeignet.
Konzipiert wurde es eigentlich zur Verwaltung von Datenträgern, aber die Features, die es bietet, ermöglichen einiges mehr.
Einfach mal einen Blick darauf werfen.

http://www.whereisit-soft.com/

 

Danke für den Hinweis - das Programm sieht tatsächlich nützlich aus, geht aber wohl an unseren Bedürfnissen vorbei. Wir haben in den Notizen-Feldern von mehreren hundert Powerpointfolien Bemerkungen eingefügt, die wir irgendwie verwalten müssen (Name des Bearbeiters, Datum der letzten Aktualisierung etc.). Das vorliegende Programm kann zwar sehr viel einbinden, aber eben immer file-bezogen. Wir müssen jedoch viele heterogene Informationen innerhalb eines einzigen Files = einer Präsentation verwalten.

 

Moment, wenn ich Dich richtig verstehe, sollen die Infos (Notizen, Bemerkungen etc.) aus ALLEN PP in EINE EINZIGE importiert und dargestellt werden?
Ist das so richtig?

Dein erstes Posting hat so geklungen, als wenn Du ein allgemeines Tool zur Katalogisierung suchst.

 

Nicht ganz. Sorry, falsch ich mich missverständlich ausgedrückt habe.

Es gibt quasi eine Metapräsentation, die derzeit aus rund 500 Folien besteht. Es hat sich aus vielerlei Gründen herausgestellt, dass das auch das für uns ideale Vorgehen ist. Aus diesem Moloch heraus werden jeweils sehr unterschiedliche Präsentationen zusammengestellt, mal eine Branchenpräsentation aus den Folien 37,41,79,114,233,ff..., mal eine andere aus 47 Folien in den Kapiteln III, IV und VII. Wie gesagt, an dieser Logik lässt sich nichts ändern.

Die Folieninhalte sind auch sehr heterogen. Manche enthalten nur Text, andere wiederum etliche Bilder und Logos, dritte wiederum Charts, die auf dahinter liegenden Excel-Tabellen beruhen. Für die Inhalte wiederum sind bestimmte Aktualisierungsrhythmen vorgegeben, teils hat man externe Lieferanten für die Daten.

Daher benötigt praktisch jede einzelne dieser 500 Folien einige Notizen (nur für den Bearbeiter, nicht sichtbar bei der Präsentation), auf denen z.B. der letzte Aktualisierungsgrad, der Datenlieferant etc.etc. vermerkt sind. Genau diese Notizen müssten wir verwalten können, um beispielsweise am Monatsende zu checken, welche Folien wieder aktualisiert werden müssten. Oder wir wollen recherchieren, wieviele Folien wir vom Datenlieferant XY erhalten haben, damit wir sie ihm zum Update zuschicken können.

Ergo: Datenmanagement/verwaltung nicht der Präsentation(en), sondern der heterogenen Notizen innerhalb einer großen Präsentation.