Vorgehensweise bei elektronischer/optischer Archivierung/Dokumentenmanagement System

Hallo zusammen,

o. g. soll eingeführt werden.

Im Unternehmen gibt es viele alte Kundenakten mit teilweise "schlechtem Papier".

Wie bereitet ihr diese Akten für das Scannen vor?

Jedes Blatt begutachten, im Zweifel abgeknickte Ecken abkleben oder "begradigen", kleine Blätter auf A4 vergrößern ..., um erst dann alles zum Scannen in den Scanner legen?

Oder

Einfach alles in den den Scanner einlegen und laufen lassen, dabei Live-Kontrolle durchführen, ob alles korrekt eingescannt wurde. Wenn etwas hakt, es zu Papierstau kommt, ein Blatt nicht gescannt werden konnte, erst dann "eingreifen", das nicht scanbare Blatt anschauen, gucken, woran es liegt, dieses evtl. entsprechend "bearbeiten" und scanbar machen, neu einlegen, den Scanvorgang an der gestoppten Stelle wieder aufnehmen?

Wenn man, wie im zweiten Fall, eine Live-Kontrolle durchführt, entfällt die nachfolgende Kontrolle durch den Scan-Mitarbeiter, ob eben alles korrekt eingescannt wurde!?

Ist überhaupt ein Vier-Augen-Prinzip notwendig? D. h., muss das Eingescannte von demjenigen live und, oder nachfolgend kontrolliert werden und dann noch einmal von einem anderen Scan-Mitarbeiter?

Auch als grober Richtwert, die Blätter der Akten sind durchnummeriert. Hat die Akte 327 Blätter und wurden nachher auch 327 Blätter eingescannt, kann und darf man davon ausgehen, dass die Akte auch komplett eingescannt wurde!?

Die zweite Vorgehensweise sollte doch voll und ganz ausreichen und mit der ersten Vorgehensweise beraubt man sich selbst zu viel Zeit, oder!?

Wie macht ihr das?

Wie viele Blätter pro Tag scannt ihr so bei welcher Vorgehensweise?

Ich freue mich auf eure Antworten.

Viele Grüße

DU

 

Genau.

Das kommt auf die Wichtigkeit und Seltenheit der Informationen an.

Im Allgemeinen ja.

Welche Hard- und Software wird verwandt?

 

Steht noch nicht fest.

 

In welchem Bereich wird das Archiv angelegt (Technik, Dokumentation, historische Dokumente, Bilder, Zeichnungen, ... )?

Welche Formate werden verarbeitet?

Welche Auflösungen werden benötigt (dpi)?

Werden Dias gescannt?

 

Doku, teilweise mit Bildern.

pdf oder jpg. Vornehmlich wohl pdf.

dpi noch keine Angabe.

Keine Dias.

 

Ich erlaube nachzufragen nach welchem «äußeren» System diese Archivierung erfolgen soll?
Willibald Kuckcuk auf JPG werde ich kaum unter 2015081600239,pdf wiederfinden.

Muss der Eintrag OCR durchlaufen um Klartext in eine Datenbankstruktur eingeben zu können und dem Datensatz das gescannte Bild anzuhängen?

CN8

 

Normaler Weise enthält das PDF auch nur ein JPG der Seite. Mehrere Formate kann man sich sparen. Ein großartiges OCR Gedöhns macht auch keinen Sinn. Einfach die OCR des Acrobat drüber laufen lassen (geht auch als Batchjob über ganze Verzeichnisse). Damit bekommt man unspäktakulär den Text in die PDF-Datei. Danach wirft man den Spaß einer Desktopsuche oder dem DMS vor die Füße und gut ist.

 

Hallo,

was auch interessant und wichtig ist, wie man Teilbereiche einer Akte für anfordernde Stellen, wie z. B. einem Anwalt, nicht lesbar macht.

Z. B. kann der Anwalt die Seiten 1 - 327 lesen, aber ab 328 nicht mehr.

Viele Grüße

 

hierfür gibts ne Menge Tools. Z. B. PDF24
Bei einzelnen Textpassagen kann man schwärzen, aber ACHTUNG! : Wenn die BMP(Rastergrafik) dann nicht als PDF abgespeichert wird,
sondern auch die geschwärzten Layer, können diese wieder sichtbar gemacht werden. Also entweder solche PDF per PW schützen (was auch nicht 100%-ig sicher ist) oder BMP als PDF konvertieren.

 

Bei der Variante müsste man ja zwei Versionen des Dokumentes vorhalten und selbiges auch noch manuell nachbearbeiten. Wenn von vornherein Zugriffrechte für Teile des Dokumentes feststehen, würde ich das Dokument gleich in entsprechende Teilstücke zerlegen und die Rechte entweder über das Dateisystem oder das DMS regeln. Dann hat man nichts doppelt und das Problem mit der Manipulation stellt sich erst gar nicht.

Mich deucht aber, dass es wohl sinnvoller ist, wenn ein Fachmann die konkrete Ausgangslage und die geplante Umsetzung und Verwendung vor Ort in Augenschein nimmt. Insbesondere wenn vertrauliche Informationen verarbeitet werden sollen, ist das nichts mehr für Wissenskrümel aus einem Forum.

 

Wenn keine konkreten Angaben über Hard- und Software kommen, ist das alles Wischiwaschi.

 

Ich mache das manchmal tagelang, wenn ich neue Kunden bekomme und dann deren digitale Personalakten vorbereite und danach in meine Escriba Dokumentenverwaltung rauf lade.
Ist eine fiese Arbeit, aber man kommt nicht drumherum wenn man einwandfrei und komplette Digitalisierung haben möchte, Schlampen kann und darf man dabei nicht.

Also hier ist, wie ich es mache:
1. Vollständigkeitsprüfung mit LOGBUCH (Seitenzahl des Originals) u.U. Blätter durchnummerieren mit Zählstempel.
2. Sichtkontrolle, Ecken raus usw.
3. Scan und elektronische Ablage als PDF, dabei Leserlichkeit jedes einzelnen Vorgangs prüfen.
4. Vergleich mit LOGBUCH auf Komplettheit.
5. Katalog und digitale Akte erstellen.

Ich schaffe ca. 20 bis 30 Akten pro Tag, wobei jede Akte ca. 10 bis 30 Seiten enthält.

Eine 4 Augen Kontrolle muss nicht sein, ist aber bei sehr wichtigen Daten sicher sinnvoll. (Finanzunterlagen etc.)
Ich kontrolliere am nächsten Tage nochmals durch, allerdings nur Vollständigkeit anhand des Logbuches.
Die Qualität selber checke ich beim Scannen live.

 

und hier noch ein Gesetzesauszug:

Auszug aus dem § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
… (2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. …

 

Papier ist geduldig. Bei meiner letzten Betriebsprüfung war es dem Finanzamt absolut egal, wie wo und warum die Daten archiviert wurden. Ich habe auf Anfrage die gewünschten Unterlagen im PDF auf eine CD gezogen und der Beamte war glücklich. So lange das DMS genau das kann, muss man sich eigentlich keine weiteren Gedanken machen - zumindest aus behördlicher Sicht. Gegraben wird erst, wenn man einen ernsthaften Bock geschossen hat. Aber dann ist eine fehlerhafte Archivierung eh das kleinste Problem und macht den Kohl nicht mehr fett...