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Word 2013: Verknüpfung von Accessdaten und Aktualisierung

Discussion in 'Office-Programme' started by Siinee, Sep 30, 2014.

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  1. Siinee

    Siinee ROM

    Hallo Zusammen!

    Ich bin noch relativ unerfahren im Umgang mit Access. Seit Tagen durchsuche ich nun das Internet nach einer geeignet Lösung und komme nicht mehr weiter:

    Ich habe in Access 2013 eine Abfrage mit Mitarbeiterdaten aus einem Stammdatenblatt. Diese Abfrage möchte ich nun als Tabelle in ein Worddokument einfügen.
    Wenn ich die Abfrage als Datenquelle über "Datenbank einfügen" auswähle werden mir auch die gewünschten Daten angezeigt, jedoch aktualisieren sich diese nicht wenn etwas im Stammdatenblatt geändert wird. Es ist keine automatische Aktualisierung gewünscht, doch auch die manuelle funktioniert nicht.
    Ich habe jetzt schon mehrfach gelesen, dass man die Tabelle in Word mit der Datenbank in Access verknüpfen muss. Hierzu finde ich jedoch keinen Menüpunkt unter Word.

    Nochmals: Ich möchte keinen Serienbrief erstellen, ich will die ganze Tabelle anzeigen. Und meine VBA Kenntnisse sind quasi nicht vorhanden.

    So etwas müsste sich doch auch ohne VBA Kenntnisse realisieren lassen, oder?
    Vielleicht stelle ich mir als Anfänger das Ganze auch einfacher vor als es ist.

    Danke für eure Hilfe!
     
    Siinee, Sep 30, 2014
    #1
  2. Eric March

    Eric March CD-R 80

    Nun habe ich kein Access zur Hand; aber «Einfügen • Objekt» müsste doch irgendwie zum Ziel führen?!


    Frage, aus eigener Neugier: cui bono? Was bringt es in ein statisches System wie Word, das letztlich dem hübschen Drucken dient, Dynamisches wie z.B. ewig aktualisierte XL-Tabellen oder hier immer aktualisierte Abfragen einzubringen? Wird denn immer schön mit den Word-Mechanismen etwas zum Vorlegen ausgedruckt oder reicht es nicht u.U. native Ausdrucke [Berichte meine ich heißen die] auszuwerfen? Denn die Quelle muss ich offensichtlich immer anfassen.

    Eric March
     
    Eric March, Sep 30, 2014
    #2
  3. Hascheff

    Hascheff Moderator

    Eigentlich ist für solche Aufgaben die Erstellung eines Berichts in Access vorgesehen.

    Nachteile:
    • Wenn ein Word-Dokument bereits vorhanden ist, hat man nochmal Arbeit.
    • Einige wenige Formatierungsmöglichkeiten gibt es in Access nicht.
    • Wenn man noch nie einen Bericht erstellt hat, hat man schon einige neue Dinge zu lernen.
    Aber das ist alles nicht so schlimm, wie es sich liest. Und irgendwann ist der Schritt sicher fällig.
    Der Assistent für die Berichtserstellung arbeitet ganz gut und bietet verschiedene Optionen. Etwas Nacharbeit hat man schon, aber wenn du schon mal ein Formular erstellt hast, bist du schnell drin.

    Vorteil:
    Umfangreiche Möglichkeiten, den Bericht zu gliedern, Seiten- und Spaltenwechsel so zu legen, dass zusammenbleibt, was zusammengehört.


    Wenn du doch bei Word bleiben willst: Es gibt beim Serienbrief den Befehl "Nächster Datensatz", damit kannst du in jede Zeile einen Datensatz schreiben. Aber das ist eine Krücke, ich rate davon ab.
     
    Hascheff, Sep 30, 2014
    #3
  4. Siinee

    Siinee ROM

    Vielen Dank für die Antworten.

    @Erich March: Es ging ehrlich gesagt nur um fehlendes Wissen und Bequemlichkeit. Die Word Dokumente samt Tabellen existieren bereits - es wäre eine feine Lösung gewesen wenn es einen Weg gegeben hätte das direkt zu übernehmen. Und unter Objekt gab es keine passenden Auswahlmöglichkeiten.

    @Hascheff: Die Berichts-Ansicht hat mich zunächst etwas abgeschreckt, aber es führt wohl kein Weg daran vorbei mich in die Materie einzuarbeiten. Hatte jetzt einen Zwischenschritt über Excel (Daten aus Access in Excel funktionieren ja problemlos, danach über ein Objekt in Word einfügen), aber da brechen auch alle Formatierungen auseinander.

    Dann versuche ich jetzt mal meine Word-Vorlage als Access Bericht nachzubasteln. ;)

    Danke für die Hilfe!
     
    Siinee, Oct 1, 2014
    #4
  5. Eric March

    Eric March CD-R 80

    …letztlich war das auch meine Intention :)
    E.M.
     
    Eric March, Oct 1, 2014
    #5
  6. Hascheff

    Hascheff Moderator

    Access legt beim Export immer eine neue Tabelle an, also hast du immer Nacharbeit.
     
    Hascheff, Oct 1, 2014
    #6
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