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Word Serienbrief Text aus Excel Feldern

Discussion in 'Office-Programme' started by andrea14, Sep 12, 2014.

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  1. andrea14

    andrea14 ROM

    Hallo!

    Kann ich in einem Word Serienbrief auch auf andere Excel Felder zugreifen als auf die MERGEFIELD Felder?
    Ich möchte gerne in mehreren Excelfeldern Text hinterlegen, den ich dann in einer WENN-DANN Funktion aufrufen kann. Bisher kann ich nur die Felder aus der Datenquelle ansprechen oder die AUTOTEXT Funktion nutzen. Kann mir da jemand weiterhelfen?

    Danke im Voraus.
     
    andrea14, Sep 12, 2014
    #1
  2. Hascheff

    Hascheff Moderator

    Wenn du in Word eine Excel-Mappe als Serienbrief-Datenquelle angibst, werden dir von Word alle (geeigneten) Tabellenblätter vorgeschlagen. Im Tabellenblatt müssen dazu die Feldbezeichner in Zeile 1 hintereinander weg stehen, beginnend bei A1.

    Welchen Bereich Excel als Datenquelle übergibt, siehst du, wenn du in Excel die aktive Zelle in den Bereich setzt und anschließend einen Datenbefehl wählst, z.B. "Sortieren".

    Du kannst in Excel ein neues Tabellenblatt anlegen und dort alle Infomationen zusammentragen. Natürlich per Formel, also ein "=" schreiben und anschließend mit der Maus auf die Info klicken.

    Wenn aber die Infos schon beisammen sind, nur eben nicht in A1 beginnen, geht es auch einfacher: Markiere den Bereich der Serienbrief-Datenquelle und gib dem Bereich einen Namen. Dann erscheint dieser Namen auch im Word-Vorschlag. Der Bereich darf aber keine leeren Spalten enthalten und die erste Zeile muss eindeutige Feldnamen enthalten.
     
    Hascheff, Sep 12, 2014
    #2
  3. andrea14

    andrea14 ROM

    Hallo Hascheff,

    ich habe deine Antwort nicht ganz verstanden.

    Ich möchte zusätzlich zur Datenquelle mit den Feldnamen und Einträgen in jeder Zeile und Spalte noch auf dem zweiten Tabellenblatt einige Felder mit Text belegen, die ich dann im Sereinbrief einfügen können muss.
    Zum Beispiel im Feld A1 ein Text im Feld A2 ein anderer im Feld A3 ein weiterer. Diese haben aber mit der Datenquelle nichts zu tun. Es sind quasi die ausgelagerten Autotexte.
    Geht sowas?
     
    andrea14, Sep 15, 2014
    #3
  4. Eric March

    Eric March CD-R 80

    Die Serienbrieffunktion ist »dumm«. Sie erwartet ihre Quelldaten-Tabelle, auf welche Weise auch immer.
    Was Excel mit den Rohdaten treibt die diese starren Quelldaten ergeben geht Word nichts an, nur eben muss das mundgerecht serviert werden. Das bisschen IF das die Datenfelder beherrschen taugt dazu überflüssige Leerzeichen (die z.B. ein Titel, den nicht jeder Empfänger im Namen hat, erzwingt) auszublenden.

    Das WENN-DANN muss wohl oder übel Excel machen um die besagte mundgerechte Vorlage für die Serienbriefe zu erstellen. Der «Fangrahmen» den Word auf seinen Quelldaten legt mag immer der selbe sein, je nach Serienbriefdurchlauf kann ich diese Quelldaten anders beschicken. Aber zwischen Quelldaten-Istzustand und Papier gibt es mittendrin nichts zu drehen und zu machen: es werden immer die aktuell Quelldaten gedruckt bis das Drucken durch ist.

    Eric March
     
    Eric March, Sep 15, 2014
    #4
  5. Hascheff

    Hascheff Moderator

    Eric hat recht. Selbst wenn "das bisschen IF" etwas mehr kann als überflüssige Leerzeichen oder geschlechtsspezifische Endungen zu bilden, WENN-DANN in Excel kann das alles zumindest übersichtlicher, aber auch flexibler.

    Wenn ich dich richtig verstanden habe, müsste es so gehen:
    Deine "Autotext"-Einträge (Spalte B) nummerierst du (Sp. A):
    1 Lass dir Zeit!
    2 Aber Zack-Zack!

    In der Serienbrief-Tabelle legst du zwei Spalten an. In der einen schreibst du eine Nummer, in der zweiten eine Formel mit SVERWEIS, die den dazugehörigen Text in die Serienbrief-Tabelle stellt.
     
    Hascheff, Sep 15, 2014
    #5
  6. Arminio

    Arminio ROM

    Geht das nicht sogar etwas einfacher? Mit der Serienbrief-Funktion kann man ja die Tabelle auswählen, ist klar soweit. Wenn ich meine Kopfzeile 1 mit den Feldbezeichnern ausfülle und dann jeweils meine Textanteile für jeden einzelnen Serienbrief, wird das doch automatisch eingetragen. Das geht dann auch mit ganzen Sätzen oder Absätzen. Excel selbst muss dann nicht groß formatiert werden, einfach in Word die Tabellenspalten den Serienfeldern zuordnen, fertig. Einzig, worauf man achten muss, sind Leerzeichen vor und nach den eingefügten Serienbrieffeldern in Word.

    Vllt habe ich euch auch nur falsch verstanden, aber so kenne ich es.
     
    Arminio, Sep 19, 2014
    #6
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